DIAGRAMA DE DISTRIBUCIÓN
DEL ESPACIO
Concepto:
La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.
Objetivos:
El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo las mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.
Consideración general para la realización de un estudio de distribución de espacio:
El estudio de la distribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha llevado a cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las necesidades de los clientes.
Si hablamos de la estructura de la organización, se deben tener en cuenta, al momento de realizar el estudio de la distribución de espacio, las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen, los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lógica. Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización, así como también se deben tomar en cuenta los posibles cambios que puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para así, distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones sin muchas complicaciones y sobre todo ubicar las áreas de atención al cliente en lugares accesibles.
Debemos tener presente que cuando han ocurrido cambios o remodelaciones en el espacio de trabajo, los programas de asignación de espacio deben estar relacionados con la planeación urbana y ecológica y con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. Prever zonas de estacionamiento para los vehículos tanto del personal como de los clientes. Tomar en cuenta, además, la posibilidad de crecimiento y las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.
Para obtener una disposición efectiva de las instalaciones y aprovechar de forma racional los recursos de una organización debemos contar con unidades de mejoramiento administrativo, áreas de apoyo operativo, consultores externos y un grupo de trabajo integrado con ese propósito.
Técnicas auxiliares para el estudio de la distribución del espacio.
Se requiere de criterios rectores para orientar las acciones, en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio, y para ello se utilizan los principios de: la integración total, que se refiere a la distribución que integra y coordina personas, equipos, documentos, formas, materiales, entre otros para que funcionen como una unidad total.
La mínima distancia recorrida, que es el tipo de distribución que permite que los objetos, documentos, materiales, formas y piezas, circulen lo menos posible reduciendo, de este modo, la distancia que tienen que transitar las personas para realizar una actividad. La circulación, que encierra la distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la distribución que permite que los reajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.
Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de una distribución eficaz y ayudan a alcanzar los objetivos establecidos.
Algunas de estas guías pueden ser:
Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.
Evitar superficies en las que trabaje un número excesivo de personas.
Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.
Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.
Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre sí adyacentemente.
Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.
Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.
Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme.
Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones.
Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos.
Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción.
Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas.
Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilación.
Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para equipos y máquinas.
Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios, espacios para los periodos de descanso y espera y suficientes tomas de agua.
Disponer de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios de limpieza, papelería y suministros.
Planeación de la distribución del espacio.
La distribución del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades.
Diagnosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.
Se debe realizar un análisis de la organización para determinar las funciones que ésta desempeña, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos técnicos como los organigramas, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas, árboles de decisión, redes para el análisis lógico de problemas y tablas de decisiones.
Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas también conocidos como gráfica de distribución de la oficina o gráfica de trabajo en relación con la ubicación del equipo, en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de los documentos en función de ese arreglo.
La distribución actual del espacio, estudia la distribución que debe delimitar las áreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una base para comparar la distribución actual con la nueva.
Para obtener la representación fiel de la distribución actual, es necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa la ubicación precisa y el tamaño de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberías, contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefónico, líneas para redes de computadoras, etcétera.
Es necesario elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase, material, antigüedad, y otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarlas en la distribución final.
Se debe realizar un plantilla de personal donde deberá registrarse el número de empleados de uno y otro sexo, por unidad orgánica especifica, identificando puestos y número de plazas, de esta manera se podrán proyectar instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros.
Previsión de necesidades futuras.
La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio, donde debe cubrirse la organización, con respecto a proyecta la medida en que las decisiones de la alta autoridad influyen en la distribución actual en un futuro próximo y determinar si se están contemplando cambios en la organización como pueden ser ampliar o reducir la estructura orgánica, descentralizar funciones o unidades, incluir nuevas funciones, redireccionar funciones, varias las cargas de trabajo, implantar nuevos sistemas, desincorporar áreas o servicios, modificar el objeto de la organización, invertir recursos de capital, diversificar los productos o servicios al mercado, reorientar los productos o servicios al mercado, y fortalecer los canales de distribución. Estas medidas influirán sobre el volumen de trabajo ya que determinan el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo.
En la etapa de los procedimientos, es indispensable considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo, empleando mecanismos de diagramas de flujo, diagramas de programación de computadoras, diagramas de distribución de espacio o matrices de especificaciones o requerimiento de espacio.
En cuanto a lo que mobiliario se refiere, se deben tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo, para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo.
En el ámbito referente al personal, es necesario prever el número de personal, para proyectar la instalación de servicios dirigidos a los mismos, como sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor, etcétera.
Estimación de la superficie requerida.
Esta superficie se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina.
Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos, como: listas de puestos, número total de personal actual en servicio y el aprobado para sumarse a el, categoría de los puestos y número de puestos por categorías, número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados y número total de puestos contemplado.
La fundamentación de la asignación de espacio debe hacerse en función del tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo, una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte del incluido por cada individuo, requerimientos departamentales para servicios especiales como almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos del personal actual y categorías, superficie neta requerida para despachos individuales según las categorías, para despachos colectivos y para equipo especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo.
La suma de espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. A este debe añadirsele el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.
En la estimación de las áreas de trabajo están incluidos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie, como son los espacios destinados a portería, instalación para equipo de aire acondicionado, escalera, tiro de elevadores, corredores, equipos electrónicos, calefacción y transportación dentro del edificio, y las áreas ocupadas por columnas U otro tipo de estructuras, si a la superficie neta se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida.
La tercera etapa de la planeación comprende la ubicación de unidades, antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales, se debe tomar en cuenta el flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las relaciones personales, su naturaleza, volumen y secuencia.
Los requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad y las necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión.
Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular, se requiere planear el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y área dentro de la organización buscando facilitar el trabajo, respetar su flujo e integrar una oficina funcional y atractiva, para ofrecer una imagen positiva y que el personal se desempeñe con mayor eficiencia en su trabajo.
Métodos para preparar el plan de distribución.
Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir los instrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseño en conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización, preparar la distribución final indicando con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física, número de identificación para el mobiliario y equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico, sistemas de intercomunicación para obtener una integración completa del espacio. La distribución final debe ser revisada y aprobada por los responsables de su preparación, tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización y las sugerencias de clientes y proveedores.
Ambiente físico.
La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al público, no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.
Para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta:
La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa, con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa, pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto, más bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido.
Luz natural: se considera que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.
Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensación de calor, por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió.
Temperatura ambiente; los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. Además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos límites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora.
Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Un local destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en él se alcanzan unidades del orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles, y más cuando intervienen equipos y máquinas. En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.
Ubicación de la oficina.
Para determinar la ubicación adecuada para la oficina, podemos considerar varios factores que encierran preguntas claves cuyas respuestas sólo podrán ser: malo, regular, bueno o excelente. Cada respuesta tiene un puntaje, una vez analizadas diferentes posibles ubicaciones para la oficina, se comparan los resultados arrojados por las respuestas que indican los factores, y se procede a la elección del lugar más adecuado para la ubicación de la oficina, dependiendo de las necesidades.
Factor 1: Adaptabilidad del espacio.
Responde a la pregunta:
¿Se puede adaptar el espacio a las necesidades de la oficina? ¿Hay lugar para la expansión?
Factor 2: Instalaciones del edificio.
Responde a la pregunta: ¿Hay entradas, alambrados, tomas, salidas, ductos, protección contra incendios, y otras instalaciones fijas adecuadas?
Factor 3. Proximidad del edificio a factores comerciales.
Responde a la pregunta: ¿Está el edificio cerca de clientes, de centros comerciales, restaurantes y hoteles, y tiene servicio de correos?
Factor 4: Costo implicado.
Responde a la pregunta: ¿Es la tasa razonable y de acuerdo con los precios competitivos?
Factor 5: Existe la luz natural y ventilación.
Responde a la pregunta: ¿La exposición está al norte, sur, este u oeste? ¿Tiene áreas encristaladas? ¿Las ventanas dan a la calle o a lotes abiertos? ¿Son altos los techos?
Factor 6: Características del edificio.
Responde a la pregunta: ¿Tiene el edificio apariencia favorable, buen nombre y dirección, que sean fáciles de pronunciar y recordar, y carga adecuada del piso y techos altos?
Factor 7: Ausencia de mugre y ruido.
Responde a la pregunta: ¿Esta el área general exenta de mugre y ruido? ¿el área en si, es limpia y tranquila?
Factor 8: Estabilidad de inquilinos?
Responde a la pregunta: ¿Tienden los inquilinos del edificio a ser permanentes?
CONTROL DE TRABAJO
¿Por qué controlar el trabajo? El control del trabajo es la base para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto a medida que surgen problemas.
Dependiendo de la experiencia y habilidades de los recursos, las actividades de control serán mas o menos frecuentes. Un control excesivamente espaciado y relajado indica muchas veces que el gerente no tiene contacto con el día a día del proyecto. Un control excesivo sobre las tareas delegadas demuestra muchas veces que el gerente no tiene confianza sobre su equipo. Esto tiene generalmente un efecto muy negativo sobre la motivación de los recursos (este fenómeno se llama "Micromanagement").
Hay tres razones por las cuales se debe controlar el trabajo:
1. Para tener un seguimiento del avance: el gerente de proyecto debería usar un sistema de reportes periódicos que indiquen el avance de los entregables. Estos reportes deben resumir el trabajo del último período y además describir el progreso acumulado desde el comienzo del proyecto.
2. Para detectar desvíos del plan original: los desvíos son importantes para los patrocinadores del proyecto y en general para el Directorio de la organización. Para detectar las variaciones, el gerente de proyecto necesita comparar el trabajo actual con el planificado. Si el proyecto es mediano o grande y contiene cientos de actividades y tareas, la información debe ser presentada gráficamente, de lo contrario es muy aburrida y es muy difícil interpretarla.
3. Para tomar acciones correctivas: para corregir los desvíos el gerente debe saber dónde está el problema y cuáles son sus causas. Identificar el problema y sus causas es el 50% de la solución. El otro 50% está en decidir qué hacer para corregirlo? ¿Qué hacer? Generalmente las acciones correctivas consisten en:
Reasignar recursos a otras tareas.
Recalendarizar tareas.
Desarrollar tareas en paralelo que originalmente estaban planificadas en serie (esta técnica se llama "Fast Tracking" o "Vía Rápida").
Reasignar recursos de tareas no críticas a tareas críticas (esta técnica se llama "Crashing").
Suprimir pedazos del alcance del proyecto.
Cambiar la fecha de finalización del proyecto.
Reasignar recursos de otros proyectos al proyecto actual.